Les procédures administratives: foire aux questions

  Pour les ordres de mission en France

Délai : dès connaissance du déplacement (ou au minimum 15 jours avant le déplacement)
Interlocuteur : Gestionnaires du CENS

Lorsque vous vous déplacez, vous devez être muni d'un ordre de mission. Celui ci doit être demandé au secrétariat du cens au minimum 15 jours avant la date de départ.

Pour rappel, l'ordre de mission a double rôle :

- administratif : l'ordre de mission est un élément de preuve. En cas d'accident, par exemple, l'ordre de mission est l'un des éléments pris en compte pour déterminer s'il s'agit d'un accident de service et atteste que le déplacement est effectué à la demande de l'autorité qui emploie l'agent aux dates et pour l'objet de la mission.

- budgétaire et comptable : il permet la saisie des éléments nécessaires au calcul et la liquidation des frais occasionnés par la mission.

Restauration : Remboursement forfaitaire de 20,00 € (réduit de 50% si les repas ont été pris dans un restaurant administratif).
A noter que les remboursements se font uniquement sur présentation d'un ticket de caisse avec TVA

Hébergement : Remboursement : forfait de nuitée de 90,00 € (forfait de base), 120,00 € (villes de plus de 200000 habitants) ou 140,00 € (Paris) sur présentation d'un justificatif

Frais de déplacement :

Tous les titres de transport sont commandés directement par le laboratoire. Au retour de la mission, vous devez rapporter vos titres de transport.
Exceptionnellement vous pouvez achetez vos billets de transport après accord du laboratoire, ils feront l'objet d'un remboursement sur présentation d'une facture

- Train : sur présentation des titres de transport au retour de la mission

- voie aérienne : sur présentation des titres de transport au retour de la mission

- véhicule personnel : indemnisation sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux. Le kilométrage est décompté de résidence à résidence suivant le trajet le plus court

Nous vous recommandons également de déclarer à l'avance vos déplacements à l'étranger afin de pouvoir être joint en cas d'urgence (Situation d'urgence, catastrophe naturelle...). A cette fin, le ministère des Affaires étrangères a mis en place le portail Ariane qui vise à permettre à nos concitoyens, en particulier les étudiants, enseignants chercheurs et chercheurs, de déclarer gratuitement à l'avance leurs déplacements à l'étranger.

C'est la gestionnaire du Cens qui achètera vos billets de transport.

Pour cela, il faut lui préciser dans le message : dates, horaires précis, voire numéro de train/avion et tout autre renseignement que vous jugez utile (tarifs prem's, loisirs etc. pour les trains par exemple). Pour les billets d'avion, il est nécessaire de communiquer un numéro de pièce d'identité (de préférence, le numéro de passeport).

Hébergement :

Même procédure que pour les titres de transport (on contacte les gestionnaires)

Délai : dès que possible
Interlocuteur : Gestionnaires du CENS

Deux possibilités :

1) Le partenaire accepte le paiement par bon de commande : la gestionnaire du Cens prépare la commande et s'assure du paiement.

2) Il n'est pas possible de payer par bon de commande : la gestionnaire du laboratoire fera un paiement par carte bancaire. Merci d'anticiper votre demande en tenant compte des autres dossiers à traiter et des tarifs "early bird".

Attention : les agents ne doivent en aucun cas avancer les frais d'inscription à des colloques sur leurs deniers propres car l'agence comptable n'autorise plus les remboursements de frais d'inscription avancés par l'agent.

Délai : 15 jours avant
Interlocuteurs : Jean-Philippe Vincent et les gestionnaires du CENS

1) Vous devez prendre contact avec Jean-Philippe Vincent (0253522624, jean-philippe.vincent@univ-nantes.fr) pour la mise en place de tous les aspects techniques.

2) En parallèle, il est de votre responsabilité de vous assurer de la disponibilité de la salle du CENS auprès du secrétariat.

Délai : 15 jours avant
Interlocuteur : Gestionnaires du CENS

Vous pouvez en faire la demande auprès du secrétariat. Un jeu de 100 cartes vous sera remis. Du papier à en-tête est également disponible.

  Délai : 15 jours avant
Interlocuteur : Laurence Tual

Vous pouvez en faire la demande auprès de Laurence Tual (laurence.tual@univ-nantes.fr). Merci de remplir la convention de prêt de matériel (disponible sur le site du CENS)

Délai : Le plus tôt possible
Interlocuteur : Gestionnaires du CENS

L'équipe de direction du Cens et les personnels administratifs sont à votre disposition pour vous conseiller et anticiper l'organisation de la manifestation en lien avec les autres évènements pouvant être prévus.

Sachez également qu'au sein de la direction de la communication de l'université, la cellule d'appui à l'organisation de vos colloques - composée de Sophie MARTIN et de Chloé BONNIN, chargées d'événementiel - vous conseille dans l'organisation de vos manifestations scientifiques.
Elles mettent également à votre disposition un certain nombre d'outils pouvant vous aider dans l'organisation et la valorisation de votre colloque.

La gestion d'un événement, et a fortiori d'un colloque, est un projet qui peut s'avérer lourd à porter. De nombreux prestataires (loueurs d'espaces, freelances, agences événementielles, traiteurs, fournisseurs d'objets publicitaires, etc.) existent. N'hésitez pas à contacter la cellule d'appui à l'organisation de colloques qui peut vous orienter vers le prestataire adapté à votre projet et à votre budget.

Délai : 1 semaine avant
Interlocuteur : Laurence Tual
 

Délai : 1 semaine avant
Interlocuteur : Gestionnaires du CENS
 

Vous souhaitez commander des ouvrages ?

Délai : 20 jours avant la date de livraison souhaitée
Interlocuteur : Marie Arbelot

Vous devez envoyer votre demande à Marie Arbelot, documentaliste à l'UFR de sociologie. Elle se mettra en relation avec nos fournisseurs pour obtenir un devis. Une fois la commande passée par votre gestionnaire, elle vous avertira une fois les ouvrages réceptionnés.

Vous êtes porteur d'un contrat de recherche et vous souhaitez faire un point sur l'état financier de celui-ci ?

Délai : 15 jours avant
Interlocuteur : Gestionnaires du CENS

Dans la mesure du possible, votre gestionnaire vous enverra plusieurs états financier au cours de l'année en cours. Cependant, si vous avez besoin d'une situation avant de vous rendre à une réunion avec les autres membres de ce contrat, merci de prendre rendez-vous à l'avance avec votre gestionnaire (la préparation d'un état financier requiert du temps) afin qu'elle vous prépare un état et vous apporte les réponses à vos éventuelles questions.

Vous souhaitez modifier les termes de votre contrat (prolongation/échanges de masse...)

Délai : dès que possible
Interlocuteur : Gestionnaires du CENS

Vous devez en faire vous-même la demande auprès du financeur et vous assurez que la modification soit notifiée par écrit. Aucun changement budgétaire ne pourra être fait par les services financiers sans document écrit (mail et/ou courrier). Le document devra être transmis à votre gestionnaire qui s'assurera du suivi auprès des services financiers.

Vous souhaitez recruter un personnel sur votre contrat de recherche ?

Délai : entre 5 semaines et 2 mois
Interlocuteur : Gestionnaires du CENS

Avant même de s'engager auprès de la personne recrutée, il est primordial de s'assurer auprès des gestionnaires du Cens, de la disponibilité des crédits (sur la ligne RH).

Une simulation vous sera donnée (Salaire net et coût chargé) selon le statut et la quotité de travail de la personne que vous souhaitez engager.

Une fois que cette information est validée, vous devez prendre contact avec les gestionnaires du Cens, afin que les informations et documents requis vous soient communiqués (argumentations/missions/fiche de poste...). Les demandes de contrat doivent être envoyées un mois avant à la présidence. A cette date, il faut rajouter une semaine au secrétariat du Cens pour récolter tous les éléments. Cette tâche administrative étant lourde, toute demande ne respectant pas le délai de 5 semaines sera refusée.

Vous souhaitez acheter un ordinateur ou un logiciel ?

Délai : Il faut compter 20 jours entre la commande et la livraison
Interlocuteur : Pôle informatique Tertre ou demander aux gestionnaire du laboratoire

Quelque soit la nature du besoin (achat ordinateur / logiciel / petits équipements) vous devez prendre contact avec le pôle informatique de proximité pour qualifier les besoins.